Fyysinen muutto
Irtaimisto siirretään lähtötilasta uuteen toimitilaan sovitulla työjärjestyksellä. Tarjouspyyntöön kirjataan tavaramäärä, kalusteet, erityisesineet ja tilojen kulkureitit.
KILPAILUTA PALVELU
Kilpailuta yritysmuutto
Yritysmuutto on toimitilojen, kalusteiden, laitteiden ja muun irtaimiston suunniteltu siirtokokonaisuus. Tarjouspyynnössä kannattaa kuvata työn sisältö, toimistotilat, pakkaaminen, kalusteiden käsittely, IT-laitteet, aikataulu ja mahdolliset lisäpalvelut riittävän tarkasti, jotta tarjoukset ovat vertailukelpoisia.
- Paikalliset
ammattilaiset - Maksuton
asiakkaalle - Vertaile
rauhassa
PALVELUSTA
Mitä yritysmuutto tarkoittaa?
Yritysmuutossa siirretään yrityksen toimitilojen kalusteet, laitteet, arkistot ja muu sovittu irtaimisto uuteen kohteeseen. Kokonaisuuteen voi kuulua myös kartoitus, pakkaaminen, kalusteiden purku ja kokoaminen, IT-laitteiden käsittely sekä muuton koordinointi. Sisältö on määriteltävä tarjouksessa, koska palveluntarjoajien työrajaukset vaihtelevat.
Yritysmuuton sisältö kannattaa jakaa selkeisiin työvaiheisiin. Näin tilaaja tietää, mitä muuttopalvelulta odotetaan ja mitkä tehtävät jäävät oman henkilöstön, IT-kumppanin tai muun palveluntarjoajan vastuulle.
Työhön voi sisältyä
- Fyysinen irtaimiston siirto lähtötilasta kohdetilaan
- Toimistokalusteiden purku, suojaus ja kokoaminen sovitussa laajuudessa
- Pakkaaminen, laatikot ja työpiste- tai huonemerkinnät sovitussa laajuudessa
- IT-laitteiden ja elektroniikan siirto sekä mahdollinen uudelleenasennus
- Arkistojen ja luottamuksellisen aineiston siirto sovituilla menettelyillä
- Muuton koordinointi, aikataulutus ja nimetty yhteyshenkilö laajemmissa projekteissa
Yritysmuuton palvelukokonaisuus
Mitä yritysmuuttopalvelu voi sisältää?
Yritysmuutto voi sisältää fyysisen irtaimiston siirron lisäksi muuton suunnittelua, pakkaamista, laatikoiden merkitsemistä, toimistokalusteiden purkua ja kokoamista sekä IT-laitteiden käsittelyä. Palvelun sisältö vaihtelee toimeksiannon ja palveluntarjoajan mukaan, joten jokainen työvaihe kannattaa kirjata tarjouspyyntöön erikseen.
Toimistomuuton lähtötiedot
Toimistomuutossa tarjouksen vertailtavuuteen vaikuttavat muun muassa työpisteiden määrä, kalusteet, siirrettävä irtaimisto, lähtö- ja kohdetilojen kerrokset, hissit, lastauspaikat, pysäköinti ja kulkureitit. Pienempi työ voidaan hinnoitella työmäärän perusteella, kun taas laajempi toimitilamuutto voi edellyttää katselmusta ja erillistä projektisuunnitelmaa.
Suunnittelu ja valmistelu
Muuttokartoitus ja muuttosuunnitelma
Muuttokartoitus auttaa rajaamaan työn ennen tarjousvaihetta. Kartoituksessa voidaan käydä läpi siirrettävä irtaimisto, työpisteet, kalusteet, kerrokset, hissit, pysäköinti, kuljetusmatka, aikataulu ja mahdolliset käyttökatkot. Laajemmassa projektissa kirjallinen muuttosuunnitelma selkeyttää työjärjestystä, vastuuhenkilöitä ja valmisteluja.
Kalusteet, laitteet ja pakkaaminen
Toimistokalusteiden purku ja kokoaminen
Toimistokalusteiden purku, suojaus, kuljetus, kokoaminen ja sijoittelu voidaan sisällyttää yritysmuuttoon sovitussa laajuudessa. Tarjouspyynnössä kannattaa eritellä esimerkiksi työpöydät, kaapit, hyllyt ja muut kalusteet sekä ilmoittaa, kuuluuko kokoaminen muuttopalveluun vai tilataanko se erillisenä asennustyönä.
IT-laitteiden muutto ja vastuunjako
IT-laitteiden muutossa voidaan käsitellä työasemia, näyttöjä, palvelimia, verkkolaitteita ja muuta elektroniikkaa. Ennen työtä on sovittava kirjallisesti irrottamisesta, merkinnöistä, suojaamisesta, kuljetuksesta, kytkennöistä, testauksesta ja käyttöönotosta. Vastuu voi olla muuttopalvelulla, asiakkaan omalla IT-henkilöstöllä tai erillisellä IT-kumppanilla.
Yritysmuuton pakkaaminen ja merkintä
Pakkaamisen laajuus vaikuttaa työn valmisteluun, laatikoiden määrään ja siihen, miten tavarat löytävät uudessa toimistossa oikeille paikoilleen. Tarjouspyynnössä kannattaa erottaa asiakkaan itse tekemä pakkaaminen, muuttoyrityksen pakkauspalvelu sekä laatikoiden toimitus ja nouto. Merkinnät voidaan tehdä esimerkiksi työpisteen, osaston tai kohdehuoneen mukaan.
Aikataulu ja työn laajuus
Yritysmuuton aikataulutus
Muutto voidaan joissakin toimeksiannoissa ajoittaa iltaan tai viikonloppuun, jos toiminnan keskeytystä halutaan vähentää. Ajankohta ei kuitenkaan yksin määritä työn kestoa. Siihen vaikuttavat muun muassa tavaramäärä, valmistelut, etäisyys, kerrokset, hissit, kulkureitit ja IT-laitteiden käyttöönotto.
Yritysmuuton laajuuden kuvaaminen
Yritysmuuton laajuus kannattaa kuvata työpisteiden, tilojen, irtaimiston, kalusteiden, laitteiden ja kuljetusmatkan avulla. Pelkkä toimiston pinta-ala ei yleensä kerro riittävästi työn määrästä. Tarjousten vertailu helpottuu, kun kaikille tarjoajille annetaan sama luettelo siirrettävistä tavaroista, palveluista ja tilojen järjestelyistä.
Yritysmuuton hinta ja hinnoittelutapa
Yritysmuuton hinnoittelu voi perustua tuntityöhön, kiinteään projektihintaan tai näiden yhdistelmään. Kustannuksiin vaikuttavat muun muassa irtaimiston määrä, työpisteet, kalusteiden purku ja kokoaminen, IT-laitteet, etäisyys, kulkureitit, ajoitus ja lisäpalvelut. Yhtenäistä yleistä hintahaarukkaa ei voi muodostaa, koska kohteet ja palvelusisällöt poikkeavat toisistaan.
Erityiskysymykset yritysmuutossa
Toiminnan keskeytyksen minimointi
Toiminnan jatkuvuutta voidaan tukea vaiheistamalla muutto, tekemällä osa valmisteluista ennakkoon ja ajoittamalla siirto iltaan tai viikonloppuun. IT-laitteiden käyttöönotto kannattaa suunnitella erikseen asiakkaan IT-vastuuhenkilön kanssa. Käyttökatkon pituutta ei voi luvata etukäteen, koska se riippuu kohteesta, valmisteluista ja järjestelmistä.
Arkistojen ja luottamuksellisen aineiston siirto
Arkistojen siirrossa on tärkeää säilyttää aineiston järjestys, jäljitettävyys ja sovitut käsittelyrajoitukset. Tarjouspyynnössä kannattaa ilmoittaa arkistojen määrä, luokittelu, pakkaustapa, kuljetusjärjestelyt ja mahdollinen väliaikaisen säilytyksen tarve. Luottamuksellisen aineiston käsittelyn vastuut ja menettelyt on sovittava ennen muuttoa.
PALVELUN LAAJUUS
Rajaa työ tarjouspyyntöön
Palvelun nimike ei yksin määritä tarjouksen sisältöä. Kuvaa tavoite ja tarvittavat työvaiheet.
Pakkaaminen ja kalusteet
Pakkaaminen, laatikot, suojaukset sekä kalusteiden purku ja kokoaminen voidaan rajata asiakkaan tai muuttopalvelun tehtäväksi. Vastuut on eriteltävä työvaiheittain.
Tekniikka ja koordinointi
IT-laitteiden käsittely, käyttöönotto ja muuton koordinointi suunnitellaan erikseen. Suuremmassa muutossa nimetty yhteyshenkilö helpottaa eri osapuolten yhteistyötä.
SUUNNITTELU
Yritysmuutto vaihe vaiheelta
Huolellinen valmistelu vähentää epäselvyyksiä muuttopäivänä. Kokoa lähtötiedot ennen tarjouspyyntöä ja anna kaikille tarjoajille mahdollisimman samanlainen kuvaus kohteesta.
- 1Määritä muuton tavoite, toivottu aikataulu ja toiminnan jatkuvuuteen liittyvät vaatimukset.
- 2Kirjaa lähtö- ja kohdetilojen osoitteet, kerrokset, hissit, lastauspaikat, pysäköinti, kulkureitit ja kulkuluvat.
- 3Laadi luettelo työpisteistä, kalusteista, laatikoista, laitteista, arkistoista ja erityiskohteista.
- 4Päätä, mitä pakataan, mitä puretaan, mitä kootaan ja mitä jätetään muuton ulkopuolelle.
- 5Sovi IT-laitteiden irrottamisesta, merkinnöistä, kuljetuksesta, kytkennöistä ja käyttöönotosta IT-vastuuhenkilön kanssa.
- 6Pyydä tarjoukset samalla työkuvauksella ja pyydä lisäpalvelut eriteltäviksi.
- 7Vahvista muuttopäivä, työjärjestys, yhteyshenkilöt, kulkuluvat ja tilojen käyttöön liittyvät ohjeet.
TOTEUTUS
Materiaalit, välineet ja toteutustapa
Yritysmuutossa voidaan käyttää laatikoita, suojamateriaaleja, rullakoita, nokkakärryjä, kalustekärryjä ja kuljetuskalustoa. Tarvittavat välineet riippuvat kalusteiden koosta, kulkureiteistä, hissien käytöstä, lastausjärjestelyistä ja laitteiden herkkyydestä. IT-laitteille ja arkistoille on sovittava selkeä merkintä- ja käsittelytapa.
Tekniset vaatimukset ja turvallisuus
Raskaiden taakkojen siirrot on suunniteltava kohteen mukaan ja niissä on käytettävä tarpeellisia apuvälineitä sekä riittävää työtilaa. IT-laitteiden käsittelyssä on sovittava tietojen suojauksesta, käyttöoikeuksista, merkinnöistä ja käyttöönoton vastuista. Korkealla työskentelyä tai henkilönostoja ei pidä sisällyttää tavalliseen muuttoon ilman tarkoitukseen soveltuvia työvälineitä ja menettelyjä.
HINTA
Mistä yritysmuuton hinta muodostuu?
Yritysmuuton kustannus riippuu työn sisällöstä ja kohteen ominaisuuksista. Hinnoittelu voi perustua tuntityöhön, kiinteään projektihintaan tai näiden yhdistelmään. Julkiset palveluntarjoajien hintaesimerkit eivät muodosta yhtenäistä yleistä hintahaarukkaa, joten tarjouksia kannattaa verrata samalla työkuvauksella ja tarkistaa hinnan sisältö.
Hintaan vaikuttavat usein
- Siirrettävän irtaimiston, työpisteiden ja kalusteiden määrä
- Kalusteiden purkuun, suojaamiseen, kokoamiseen ja sijoitteluun tarvittava työ
- Pakkaamisen määrä sekä laatikoiden ja suojamateriaalien tarve
- IT-laitteiden, palvelinten, verkkolaitteiden ja muun herkän elektroniikan käsittely
- Lähtö- ja kohdeosoitteiden välinen etäisyys ja ajoreitti
- Kerrokset, hissit, portaat, lastauspaikat, pysäköinti ja kulkureitit
- Muuttopäivän ajoittuminen iltaan, viikonloppuun tai muuhun erityisajankohtaan
- Arkistojen käsittely, väliaikainen säilytys ja muut erikseen sovittavat lisäpalvelut
- Kartoituksen, projektipäällikön tai usean työryhmän tarve
- Tarjouksen hinnoittelutapa ja mahdolliset matkakulut, materiaalit, odotusveloitukset sekä lisämaksut
AIKATAULU
Kuinka kauan työ kestää?
Yritysmuuton kestoa ei voi arvioida luotettavasti ilman tietoja irtaimiston määrästä, työpisteistä, kalusteiden purkamisesta, pakkaamisesta, etäisyydestä, tilojen kulkureiteistä ja IT-laitteiden käyttöönotosta. Pieni toimistomuutos voi olla rajattu työ, kun taas laaja toimitilamuutto vaatii vaiheistusta ja ennakkovalmisteluja. Tarjouksessa kannattaa pyytää ilmoittamaan työryhmän koko, arvioitu työaika ja asiakkaan vastuulle jäävät valmistelut.
Valmistele tarjouspyyntö
- Varaa lähtö- ja kohdetilojen tiedot sekä kerros-, hissi-, lastaus- ja pysäköintijärjestelyt.
- Kokoa työpisteiden, kalusteiden, laatikoiden, laitteiden, arkistojen ja erityisesineiden luettelo.
- Merkitse, mitkä tavarat pakataan ja kuka vastaa pakkaamisesta.
- Sovi IT-laitteiden irrottamisen, kuljetuksen, kytkentöjen ja käyttöönoton vastuista.
- Päätä, tarvitaanko ilta- tai viikonlopputyötä toiminnan keskeytyksen vähentämiseksi.
- Nimeä tilaajan yhteyshenkilö vanhan ja uuden toimitilan järjestelyjä varten.
TARJOUSPYYNTÖ
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa merkitä?
Hyvä tarjouspyyntö antaa tarjoajalle riittävät tiedot työn laajuuden arvioimiseksi. Kuvaa kohteet ja palvelut samalla tavalla kaikille tarjoajille sekä pyydä epäselvät lisätyöt ja rajaukset näkyviin.
Jätä tarjouspyyntöHyvät lähtötiedot
- Lähtö- ja kohdeosoitteet sekä tilojen kerros- ja hissitiedot
- Toimiston koko ja työpisteiden lukumäärä
- Siirrettävien kalusteiden, laatikoiden, arkistojen ja laitteiden määrä
- Luettelo erityiskohteista, kuten palvelimista tai muista painavista esineistä
- Pakkaamisen, kalusteiden purun ja kokoamisen työnjako
- IT-laitteiden siirron, kytkentöjen ja uudelleenasennuksen vastuunjako
- Toivottu muuttopäivä ja mahdollinen ilta- tai viikonloppuaikataulu
- Mahdollinen kartoituskäynti, projektipäällikkö tai vaiheistettu toteutus
- Lastauspaikkojen, pysäköinnin, kulkulupien ja tavarahissien käytännöt
- Tarjouksen voimassaoloaika, hinnan sisältämät työt, matkakulut, materiaalit ja mahdolliset lisämaksut
VERTAILE HUOLELLA
Tarkistuslista yrityksen ja tarjouksen valintaan
Tarjouksia vertaillessa olennaista on tarkistaa työn sisältö, vastuut ja hinnoitteluperusteet. Urakkahinta.fi:n tarjouspyyntö on asiakkaalle maksuton eikä sido tilaamaan.
- Pyydä tarjoukset kirjallisesti samalla työkuvauksella.
- Tarkista, mitä tarjous sisältää ja mitä se rajaa ulkopuolelle.
- Varmista, sisältyvätkö pakkaus, laatikot, suojaukset sekä kalusteiden purku ja kokoaminen hintaan.
- Sovi IT-laitteiden käsittelystä ja käyttöönoton vastuista.
- Tarkista yrityksen perustiedot, ennakkoperintärekisteri, vakuutukset ja työn kannalta tarvittavat pätevyydet.
- Sovi vahinkojen ilmoittamisesta, vastuista ja reklamaatiomenettelystä.
- Varmista muuttopäivä, työryhmän koko, arvioitu kesto ja mahdolliset odotus- tai ylityöveloitukset.
- Tarkista, ilmoitetaanko hinta arvonlisäverollisena vai ilman arvonlisäveroa.
- Nimeä tilaajan yhteyshenkilö ja tee vastaanottotarkistus muuton jälkeen.
AVOIMET TYÖT
Katso kaikki →Avoimet tarjouspyynnöt: yritysmuutto
Tällä rajauksella ei ole juuri nyt avoimia tarjouspyyntöjä. Uusia töitä lisätään palveluun jatkuvasti.
USEIN KYSYTTYÄ
Kysymyksiä yritysmuuton kilpailuttamisesta
Mitä yritysmuuttoon yleensä sisältyy?
Yritysmuutto voi sisältää irtaimiston siirron lisäksi esimerkiksi kartoituksen, pakkaamisen, toimistokalusteiden purun ja kokoamisen, IT-laitteiden käsittelyn, arkistojen siirron ja muuton koordinoinnin. Sisältö vaihtelee, joten työvaiheet kannattaa kirjata tarjouspyyntöön.
Miten yritysmuutto hinnoitellaan?
Hinnoittelu voi perustua tuntityöhön, kiinteään projektihintaan tai näiden yhdistelmään. Hintaan vaikuttavat muun muassa irtaimiston määrä, työpisteet, kalusteiden käsittely, IT-laitteet, etäisyys, tilojen kulkureitit, aikataulu ja lisäpalvelut.
Tarvitaanko yritysmuuttoon muuttokartoitus?
Kartoitus ei ole kaikissa muuttoasioissa välttämätön, mutta se helpottaa laajojen tai teknisesti vaativien muuttojen suunnittelua. Sen avulla voidaan tarkentaa irtaimisto, kulkureitit, aikataulu, henkilöstö, kalusto ja tarjous.
Voiko yritysmuuton tehdä viikonloppuna?
Yritysmuutto voidaan joissakin toimeksiannoissa ajoittaa iltaan tai viikonloppuun. Ajankohta, saatavuus ja hinnoittelu on kuitenkin sovittava tarjousvaiheessa, eikä tiettyä toteutusaikaa pidä luvata ilman palveluntarjoajan vahvistusta.
Miten IT-laitteet käsitellään toimistomuutossa?
IT-laitteiden irrottamisesta, merkinnöistä, suojaamisesta, kuljetuksesta, kytkennöistä ja testaamisesta on sovittava etukäteen. Vastuu voi olla muuttopalvelulla, asiakkaan omalla IT-henkilöstöllä tai erillisellä kumppanilla.
Mitä yritysmuuton tarjouspyynnössä kannattaa kertoa?
Kerro osoitteet, tilojen kerrokset ja hissit, työpisteiden määrä, kalusteet, laitteet, arkistot, pakkaamisen tarve, mahdolliset erityiskohteet, toivottu aikataulu ja lisäpalvelut. Ilmoita myös, kuka vastaa IT-laitteista ja kalusteiden kokoamisesta.
NÄIN SE TOIMII
Kolme askelta tarjouksiin
1
Kuvaile työ
Kerro kohde, sijainti ja toiveesi.
2
Vastaanota tarjoukset
Sopivat yritykset voivat vastata pyyntöösi.
3
Vertaa ja valitse
Valitse sinulle sopiva toteutus.
ALOITA NYT
Valmis pyytämään tarjoukset?
Jätä maksuton tarjouspyyntö ja vertaile yritysten ehdotuksia.